Электронные накладные при импорте: как подтвердить вычет НДС по доставке и не попасть в углублённую проверку

Почему транспортная накладная стала вопросом НДС

НДС, уплаченный на таможне при ввозе, принимается к вычету на основании декларации на товары и подтверждения уплаты — транспортная накладная здесь ни при чём. Но на этом расходы импортёра не заканчиваются. Плечо от порта, погранперехода или СВХ до склада, перевозка между складами, доставка до маркетплейса — всё это услуги российских перевозчиков и экспедиторов со ставкой НДС и вычетом по счёту-фактуре. Именно этот блок вычетов и попадает в поле зрения контроля.

Архитектура проверок по НДС не изменилась: система сопоставляет декларации, книги покупок и книги продаж между контрагентами и ищет разрывы. Если разрыв найден, у налогоплательщика запрашивают пояснения. Первичные документы, включая транспортные накладные, требуют только тогда, когда пояснения противоречие не сняли. Новое здесь другое — сама динамика перехода на электронные перевозочные документы стала дополнительным сигналом при отборе компаний для более глубокого разбирательства.

Логика описана прямо: у компаний, которые планомерно наращивают долю электронных транспортных накладных, вопросов возникает меньше. У тех, кто воспринял нештрафуемый период как отсрочку реформы и не сделал ничего, проверять будут глубже — вплоть до выяснения, не ведёт ли организация мнимую деятельность, платит ли зарплаты и налоги в полном объёме. Для импортёра с большим объёмом внутренней логистики это неприятный сценарий: под вопросом оказывается не одна накладная, а вся картина деятельности.

Что налоговая видит сейчас и что изменится

Важно не переоценить текущие возможности системы. Электронные транспортные накладные не выгружаются из ГИС ЭПД в налоговую автоматически, и данные из системы пока не используются в камеральных проверках. Причина техническая и юридическая одновременно: стоимость перевозки в транспортной накладной — реквизит опциональный, он не входит в обязательные титулы. Если цены в накладной нет, рассчитать по ней налоговые обязательства невозможно, и служба смотрит в другие первичные документы, подтверждающие факт оказания услуги.

Пока стоимость перевозки в накладной остаётся необязательной, а акты выполненных работ никто не отменял, отказываться от актов и счетов-фактур нельзя ни при каких обстоятельствах: без них подтверждать вычет по доставке будет попросту нечем.

Точка, после которой ГИС ЭПД станет базовым источником для контрольных мероприятий, обозначена прямо: если стоимость перевозки сделают обязательным реквизитом накладной и практика откажется от актов выполненных работ. Дальнейшее зависит от того, какими окажутся изменения в постановления правительства, которыми утверждена форма транспортной накладной, — пока такой сценарий гипотетический, но готовиться к нему разумно заранее. Как выглядит внимание налоговой к внешнеторговым цепочкам на практике, мы разбирали в материале о том, как ФНС массово проверяет селлеров маркетплейсов.

Акт таможенной проверки: те же документы смотрят дважды

Особенность внешнеторговой поставки в том, что транспортные документы интересуют не только налоговую. Расходы на доставку до места прибытия товара на таможенную территорию включаются в таможенную стоимость как дополнительные начисления, и подтверждаются они договором перевозки, заявкой, счётом и накладной. Декларации подаются в электронном виде, и деятельность центров электронного декларирования построена на том, что весь комплект документов доступен инспектору в цифровом формате: центр электронного декларирования ФТС запрашивает подтверждающие документы удалённо, а разбираться с несоответствиями приходится уже по факту.

Если после выпуска товара назначается проверка, у декларанта запрашивают тот же самый набор: договоры перевозки и транспортной экспедиции, счета, платёжные поручения, накладные. По результатам составляется акт таможенной проверки, и оспаривать его тем сложнее, чем хуже сходятся суммы в транспортных документах с тем, что было заявлено в графах декларации. Расхождение между стоимостью перевозки в счёте экспедитора и величиной, включённой в таможенную стоимость, — одна из самых частых претензий.

Отсюда практический вывод: комплект документов на доставку должен быть единым и непротиворечивым для обоих ведомств. Когда мы берём на себя доставку сборных грузов автотранспортом из Китая вместе с таможенным оформлением, транспортные документы и декларация готовятся в одной связке — расходы на перевозку до границы и после неё разделены корректно, а суммы в накладных, счетах и декларации сходятся.

Что делать импортёру

1. Посчитайте свою фактическую долю электронных транспортных накладных за последние месяцы — отдельно по внутренним перевозкам и по доставке от терминалов и СВХ. Это та цифра, по которой вас будут относить к профилю.
2. Составьте список перевозчиков и экспедиторов, которые ещё работают на бумаге. Ждать, что все контрагенты перейдут одновременно, бессмысленно: рост доли ЭТрН важнее стопроцентного результата.
3. Внесите в договоры перевозки и транспортной экспедиции условие об обмене перевозочными документами в электронном виде через оператора ЭПД и о сроках подписания.
4. Проверьте техническую готовность: электронные подписи у водителей и логистов, доступ в систему оператора, роуминг между вашим оператором и операторами контрагентов.
5. Не отказывайтесь от актов выполненных работ и счетов-фактур: пока стоимость перевозки в накладной необязательна, именно они подтверждают факт оказания услуги и право на вычет.
6. Сверяйте книгу покупок с контрагентами до подачи декларации по НДС — разрыв дешевле снять на этом этапе, чем объясняться после запроса пояснений.
7. Формируйте по каждой поставке единое досье: инвойс, договор перевозки, заявка, накладная, счета, платёжки, декларация на товары. Это же досье пригодится, если дело дойдёт до акта таможенной проверки.
8. Заложите переход на оставшиеся месяцы до 1 марта 2027 года равномерно. Время дано на то, чтобы сгладить переход, а не на паузу.

Частые вопросы

Мораторий на штрафы действует до 1 марта 2027 года — значит, можно не переходить?
Нет. Мораторий не переносит наступление обязательности электронных перевозочных документов, он лишь смягчает переходный период. Компании, которые не начали переход, формируют отдельный профиль, и внимание к ним будет выше.

Заменяет ли электронная транспортная накладная акт выполненных работ?
Пока нет. Транспортная накладная не является единственным первичным документом, подтверждающим оказание услуги, а стоимость перевозки в ней указывать не обязательно. Отказ от актов до изменения правил оставит вас без подтверждения вычета.

Может ли налоговая уже сейчас взять мою накладную из ГИС ЭПД?
Автоматической выгрузки из системы в налоговую нет, для камеральных проверок эти сведения не используются. Накладные запрашивают в общем порядке — при разрыве по НДС, если пояснения не устранили расхождение.

Влияет ли форма накладной на таможенную стоимость?
Сама форма — нет, но содержание влияет напрямую. Расходы на перевозку до места прибытия входят в таможенную стоимость, и при проверке после выпуска суммы в транспортных документах сверяют с заявленными в декларации.

Мнение эксперта

Ярослав Логинов — Эксперт в логистике и таможенного оформления с 40-летним опытом.

«Чаще всего импортёр спотыкается не на самой накладной, а на стыке двух учётов. Внешнеторговый контракт и декларацию ведёт один человек, договоры с перевозчиками — другой, а бухгалтерия сводит вычеты третьим проходом. В результате в декларации транспортные расходы до границы указаны одной суммой, в счёте экспедитора стоит другая, а накладная вообще оформлена на маршрут целиком, без разделения плеч. Пока никто не спрашивает, это не мешает. Как только приходит запрос — от налоговой по разрыву или от таможни при проверке после выпуска — собирать объяснения приходится задним числом, и выглядит это всегда хуже, чем есть на самом деле.

На переход к электронным накладным закладывайте не неделю, а два-три месяца, и не потому, что сложно настроить систему у себя. Сложно договориться с контрагентами: у мелких перевозчиков нет подписей у водителей, у кого-то другой оператор и нужен роуминг, кто-то просто тянет до последнего. Начинайте с тех перевозчиков, на которых приходится основной объём вычетов, — это даёт заметный рост доли электронных документов при минимуме усилий».

Резюме

Электронная накладная перестала быть внутренним делом логистики: доля документов в ГИС ЭПД теперь сопоставляется с заявленными вычетами по НДС, и по этой связке компании делят на профили. Технически ГИС ЭПД пока не источник данных для камеральных проверок, а стоимость перевозки в накладной остаётся необязательным реквизитом — значит, акты и счета-фактуры нужны по-прежнему. Время до 1 марта 2027 года стоит потратить на настройку обмена с перевозчиками и на приведение транспортных документов в соответствие с декларацией. Оставьте заявку на консультацию, и мы разберём вашу задачу по конкретному грузу.