Электронные накладные с 1 сентября 2026 года: как перестроить документы по ж/д и авиапоставкам

28 августа 2026Гайды

С 1 сентября 2026 года пакет перевозочных документов, который вы предъявляете таможне и налоговой, меняет форму: транспортная железнодорожная накладная, грузовая накладная по статье 105 Воздушного кодекса РФ и экспедиторские документы формируются в электронном виде и передаются через операторов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Бумага остаётся, но только для узкого перечня случаев, и «нам так привычнее» в этот перечень не входит. Для импортёра это означает три практических вопроса: подключён ли ваш перевозчик и экспедитор к оператору ЭПД, чьей электронной подписью подписываются файлы обмена, и как вы будете получать документ для подтверждения поставки, расходов и данных декларации. Разбираем, что именно вступает в силу и что стоит проверить до первой отгрузки в сентябре.

Какие документы переходят в электронный вид

С 1 сентября 2026 года начинает действовать сразу несколько актов, и вместе они закрывают три направления документооборота — железную дорогу, авиацию и экспедирование.

Приказ Минтранса РФ от 21.11.2025 № 407 — определяет случаи, когда транспортная железнодорожная накладная оформляется на бумажном носителе.
Приказ Минтранса РФ от 18.03.2026 № 102 — то же самое для грузовой накладной, предусмотренной статьёй 105 Воздушного кодекса РФ.
Постановление Правительства РФ от 21.04.2026 № 446 — правила обмена электронными грузовыми накладными и направления сведений в ГИС для воздушного транспорта.
Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469 — правила обмена электронными экспедиторскими документами между экспедитором и клиентом.
Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 470 — правила обмена электронными транспортными железнодорожными накладными.

Логика у всех документов одна: обмен между грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком (а в случае экспедирования — между экспедитором и клиентом) идёт через информационные системы электронных перевозочных документов, а сведения дублируются в государственную систему. Постановления № 446 и № 470 приняты с ограниченным сроком действия — до 1 сентября 2032 года.

Когда накладную всё-таки оформляют на бумаге

Бумажный вариант сохранён не как альтернатива по выбору сторон, а как исключение для конкретных ситуаций. Перечни закреплены приказами Минтранса и различаются для железной дороги и авиации.

Вид перевозки	Когда допускается бумажная накладная	Что учесть на практике
Железнодорожная (приказ № 407)	Приём грузов для воинских железнодорожных перевозок; отсутствие у отправителя возможности представить электронную накладную из-за обстоятельств непреодолимой силы; отсутствие у перевозчика технической возможности принять электронную накладную по той же причине	Основание — форс-мажор, а не отсутствие настроенного обмена. Технический сбой у вашего оператора сам по себе к перечню не относится
Воздушная (приказ № 102)	Воинские воздушные перевозки; международные перевозки, если аэропорт отправления, назначения или трансфера находится в иностранном государстве, законодательством которого не установлены требования к использованию электронной грузовой накладной	Проверять нужно всю цепочку, включая аэропорт трансфера: именно он часто определяет форму накладной на плече до России

Право на бумажную накладную нужно обосновать конкретным случаем из приказа, а не привычкой контрагента. Если основания нет, а электронный обмен не настроен, документ по перевозке вы получите с задержкой — и вместе с ним сдвинется подача декларации.

Электронные накладные с 1 сентября 2026 года: как перестроить документы по ж/д и авиапоставкам

Железнодорожные и авиационные накладные переходят в электронный вид

Как устроен обмен через ГИС ЭПД

Постановления № 446, № 469 и № 470 описывают одинаковую схему. Участники обмениваются файлами обмена через информационные системы электронных перевозочных документов, а операторы этих систем направляют накладные и сведения в государственную информационную систему. Срок направления — не более 10 минут с момента получения файлов от участников, а сама государственная система должна отвечать на запросы не дольше 10 секунд. Схему обмена и её описание оператор государственной системы размещает на своём официальном сайте.

Достоверность сведений подтверждается усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью при подписании файлов обмена. Для экспедиторских документов операторы дополнительно обеспечивают соответствие форматам, которые утверждает ФНС по согласованию с Минтрансом, — то есть свободной формы поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписки больше не будет. По железнодорожным и авиационным накладным установлен перечень сведений, которые участник может изменить по своей инициативе; для железной дороги отдельно закреплены исключения — сведения грузоотправителя и грузополучателя в электронной накладной и сведения в электронной квитанции о приёме груза правятся не в общем порядке.

Если вы возите грузы по железной дороге, схему стоит проверить заранее вместе с перевозчиком — подробнее о самой услуге мы писали в материале о перевозке грузов железнодорожным транспортом, а условия и маршруты собраны на странице доставки груза по железной дороге. Требования к комплекту документов при ввозе и вывозе мы разбирали в статье о таможенных правилах для ввоза и вывоза грузов — теперь часть этого комплекта существует только в электронном виде.

Что это меняет в логистике и таможенном оформлении

Главное изменение — не форма бланка, а появление третьей стороны в цепочке. Раньше документ существовал между вами и перевозчиком, теперь его корректность зависит ещё и от оператора информационной системы: его форматов, его сроков передачи, его связки с вашей учётной системой. Практический риск смещается с «потеряли оригинал» на «файл не прошёл форматный контроль» или «подписал сотрудник, у которого нет доверенности на подписание перевозочных документов».

Второй момент — мультимодальные схемы. Сравнивая варианты доставки, импортёры обычно взвешивают морской транспорт, преимущества и недостатки авиации и железной дороги по срокам и ставке. С сентября к этим критериям добавляется зрелость электронного документооборота на каждом плече: перевозка морем этими актами напрямую не регулируется, но наземное и экспедиторское плечо маршрута под новые правила попадает, и документы по нему придётся получать через оператора. Полезно заранее договориться с экспедитором, в каком виде вы получаете поручение экспедитору и расписки и кто из сторон отвечает за передачу сведений в государственную систему.

Электронная накладная не отменяет ответственности за содержание: ошибка в наименовании, весе или количестве мест переносится в декларацию так же, как из бумажного оригинала, но исправляется уже по формализованной процедуре и не по всем полям.

Что делать импортёру

Запросите у перевозчика и экспедитора, через какого оператора информационной системы электронных перевозочных документов они работают, и убедитесь, что ваша сторона подключена к тому же контуру.
Проверьте электронные подписи: подойдёт усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная, но она должна быть у тех сотрудников, которые фактически подписывают файлы обмена, с подтверждёнными полномочиями.
Сверьте форматы экспедиторских документов, утверждённые ФНС по согласованию с Минтрансом, с тем, что сейчас формирует ваша учётная система, и заранее исправьте расхождения в реквизитах.
Пропишите в договорах с перевозчиком и экспедитором, кто направляет сведения в государственную систему, в какой срок вы получаете подтверждение и как стороны действуют при сбое.
Отдельно разберите международные авиаперевозки: уточните по маршруту, включая аэропорт трансфера, будет ли накладная электронной или бумажной, и не окажется ли у вас на одном маршруте двух разных форм.
Настройте архивирование: для таможенного контроля и подтверждения расходов вам понадобятся файлы обмена и подписи, а не распечатка экранной формы.
Проведите пробную отгрузку до пикового сезона, чтобы поймать форматные ошибки на грузе, который не горит по срокам.

Частые вопросы

Можно ли по договорённости с перевозчиком остаться на бумаге?
Нет. Бумажная накладная допускается только в случаях, определённых приказами Минтранса № 407 для железной дороги и № 102 для авиации, — это воинские перевозки, обстоятельства непреодолимой силы и международные авиаперевозки через страны, где требования к электронной накладной не установлены.

Кто передаёт накладную в государственную систему — мы или перевозчик?
Электронные накладные и сведения направляют в государственную систему операторы информационных систем электронных перевозочных документов, получив файлы обмена от участников. Срок передачи — не более 10 минут.

Какая электронная подпись нужна?
Достоверность сведений подтверждается усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной электронной подписью при подписании файлов обмена.

Насколько долго действуют новые правила?
Постановления № 446 по воздушному транспорту и № 470 по железнодорожному приняты со сроком действия до 1 сентября 2032 года.

Проверим комплект перевозочных документов по вашей поставке и возьмём на себя таможенное оформление груза.

Подать заявку на консультацию

Мнение эксперта

Эксперт в логистике и таможенного оформления, Ярослав Логинов

Ярослав Логинов — Эксперт в логистике и таможенного оформления с 40-летним опытом.

«Переход на электронные перевозочные документы чаще всего спотыкается не на технике, а на полномочиях. Подпись есть у директора, а файлы обмена по факту подписывает логист, у которого доверенность оформлена на приём груза, но не на подписание накладной. Груз при этом едет, а документ повисает неподтверждённым, и мы получаем его тогда, когда декларацию надо было подавать вчера.

Второе место по числу проблем — стык плеч в мультимодальной доставке. По железной дороге всё в электронном контуре, а экспедиторская расписка приходит сканом старого образца, потому что экспедитор ещё не перешёл на форматы. Закладывайте на настройку обмена и пробную отгрузку хотя бы пару недель до сезонного пика: сентябрь и без того тяжёлый месяц, и разбираться с форматами на срочном грузе — худший из возможных вариантов».

Резюме

С 1 сентября 2026 года железнодорожная накладная, авиационная грузовая накладная и экспедиторские документы существуют прежде всего в электронном виде, а сведения по ним уходят в государственную систему через операторов. Бумага остаётся только для перечисленных в приказах Минтранса случаев, и опираться на неё как на запасной план не стоит. Проверьте подключение контрагентов к операторам, полномочия подписантов и соответствие форматам — это три точки, где чаще всего рвётся цепочка документов для таможни. Оставьте заявку на консультацию, и мы разберём вашу задачу по конкретному грузу.